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医院物资采购管理内部控制探析
2020.10.10来源:医管新世界

  公众耗材等的采购是如今热议话题之一。现阶段我国许多医院在进行物资采购时,采用政府采购、公开招标、院内自行采购并行的模式,因内部控制一定程度上存在问题,致使医院采购成本上升,相应地医院的经济效益受到影响。文章将重点阐述医院物资采购业务中所存在的内控问题,并在此基础上提出针对性的改善建议,以期提高医院的内部治理水平。

  一、引言

  我国人口众多,且现阶段人口老龄化程度不断加深,人民群众对于医疗资源的需求也在不断加大,每天会需要采购大量的医疗物资。医院物资采购不同于一般采购,因为市场上部分设备耗材生产厂家极少,供需关系导致成本控制不易实现。对于目前的医院而言,一方面,医院希望从采购环节开始,降低各种采购成本,包括医疗设备耗材和日杂用品的成本;另一方面,医院物资采购的内部控制方面存在各种不足,会导致采购成本较高。这一矛盾是本文研究的初衷。

  二、医院物资采购管理内部控制存在的不足

  1、医院缺乏完善的物资采购内部控制制度

  1.1未建立规范化的采购制度

  目前,医院并非皆设有专门的采购中心,且缺乏规范化的采购内部控制制度对医院采购业务进行监督;抑或是即使建立了相关制度,但是流程粗糙,没有采用内部牵制手段控制,且分工不明确,经办与审批人员权责不明,难以有效监督医院采购业务的各个环节。同时,采购部门的询价、招投标与供应商确定、合同审批与签订以及资金结算等过程,信息披露与透明度不足,不利于医院对于采购业务的内部控制,容易产生道德风险。

  1.2采购制度中的决策权配置不当

  部分医院对于采购业务的决策权配置失当,过度集中在医院高级管理者手中,而其他利益相关人员的意见无法充分吸纳,违背了全面性原则。同时,由于医院管理层可能非财务管理专业出身,而具有专业知识的财会人员却难以参与物资采购业务的决策过程,这使得决策权过于集中,内部牵制和不相容职务相互分离也无法实现,从而导致内部控制无法制约医院管理的权力。

  2、医院的物资采购没有严格的控制流程

  由于医院每天需要进行采购的物资量极大且种类繁多,临时应急采购亦经常发生,然而大多数医院却缺乏科学规范的采购管理控制流程,流程严控、多层监管更是无从谈起,这些问题重点体现在以下三个方面:一是对于医院采购模式的管理,多集中在采购环节,对验收环节的重视力度不够,难以发挥督促作用,采购部门各项职能不能有效分离;二是采购部门人员通过询价方式采购的部分物资,无法精准对比此类用品的市场价格,因此很难进行监督;三是财务科的年度预算表难以匹配各职能部门的实际采购需求,每年的临时采购金额频繁高于年初所制定的预算,使得财务与相关科室对经费申请、审批、使用等一系列流程感到模糊,影响医院的正常运转。

  3、医院对物资采购的监管力度欠缺

  3.1监督机制不完善

  缺乏完善的物资采购内部控制监督管理,由于人力不足,审计科难以全流程监督医院物资采购活动。许多医院的审计科仅在采购中核对金额、合同以及签字手续等,工作流于形式,对于采购工作人员以及相关招标活动的合规性要求不严格。此外,还存在职能科室的内部控制活动在部门自行实现的情况,审计科只在最后环节签字确定,欠缺全流程跟进,没有做到实时跟踪审计,内部控制的作用完全无法发挥。

  3.2信息化覆盖不全面且处理不及时

  目前许多医院的信息化系统仍在构建期,存在不同职能部门的信息系统无法及时共享数据、医院各项业务覆盖面不全、医院的预算执行情况和绩效数据滞后等问题。因为不完善、不统一的信息系统:一方面使得预算、绩效等相关指标没有及时调整;另一方面使得采购流程审批模糊,重要信息被忽视,降低工作效率。

  三、医院物资采购内部控制管理问题的改善性建议

  1、建立专业的物资采购管理部门

  针对以上在医院采购管理中所存在的内部控制问题,首先应做到专人专岗。医院需要成立专业的采购业务归口管理部门,在部门内部针对各个工作环节设置人员,包括采购人员、记录人员、统计人员和复核人员等。同时,从采购负责人开始充分贯彻内部控制的意义。此外,医院应做好培训工作,通过内部自我学习和外部邀请专家教学并行的方式,帮助采购部门人员的专业能力不断提高,提升医院整体实力。

  2、制定统一的物资采购管理内部控制制度

  医院应当遵循内部控制原则,在充分考虑市场的情况下,制定系统完善的物资采购内部控制制度。医院应当成立采购归口管理部门,对采购业务做好日常审核工作,既重视成本问题,也充分考虑采购部门人员的岗位职责与分工情况,避免出现不相容职位不分离的现象;将工作重心放在可能产生重大风险的事项上,以保证医院资产的安全完整;医院还应当加强职代会以及财会人员在决策过程中的建议作用,保证采购制度的全面性;同时,物资采购管理内部控制制度应当跟随时代发展的脚步进行动态调整,通过采购业务评估机制定时接收采购管理部门和各职能部门的意见反馈,及时调整制度要求或者删除冗余的环节,从而保证制度对时下市场环境的适应性。

  3、严格规范物资采购管理内部控制流程

  3.1建立科学的采购预算管理模式

  要提升医院领导层面对于采购预算管理的相关认识,还要建立系统化管理的体系,由预算管理委员会来负责相关具体的招标采购预算,达到加强管控的目的。医院应当秉承制度规范、流程约束、数字严控的预算管理理念,细化采购预算时要考虑全面,既能够满足职能部门的需求,也避免超过采购预算金额,从而确保采购预算的执行。根据医院的实际采购需求,科学分析招标采购的成本、数量;再对应需求情况,完善下一期计划,相应地调整预算指标,适当减少医院在招标采购方面所占用的资金,以此达到更加高效的招标采购质量。医院进行招标采购涉及多个部门,所以需要预算委员会内部做好监督管理工作,使得医院招标采购过程更为快捷。

  3.2规范财务工作流程,以此达到加强内部控制力度的目的

  医院作为与人民群众日常生活息息相关的单位,日常资金流动量巨大,财务工作繁重。从采购业务相关的财务管理人员,到决策方式、审批权限、监督体系和统计核算,都需要对流程进行严格控制,从而加强内部控制,防止在采购业务中出现财务风险。

  首先,对于采购业务的整个流程,需要成立专门委员会来对接,帮助专业采购部门与其他相关部门建立顺畅的联系,并将与采购相关的财务工作纳入委员会监管范围。专门委员会所有委员应以身作则,严格遵守招标采购相关的法律法规,防范相关财务风险。其次,医院的专门委员会对于整体招标部门的相关工作要进行科学合理的划分,要分工有效,确保招标工作的合理运行。同时在处理重大决策问题上,要把整体利益作为重中之重,明确少数服从多数的原则。医院要保障采购工作的公开透明,采购流程内相关的职能部分需同心协力,互相督促并接受内外部监督,采购委员会相关成员也应承担职责,帮助完善招标采购管理监督体系,实现全流程监督跟踪,规避财务风险。最后,医院应当以季度为单位制定物资需求预算表,并以此为基础进行财务筹划,从而有针对性的、有计划性的补给物资。同时,统一制作物资采购的财务统计模板,分发至各职能部门,严格规范统计时间与统计格式,要求内控部门定期监督检查,防止成本核算环节出现各种纰漏。

  4、增加对物资采购管理的监管力度

  对于医院采购管理的监督不足主要在于忽视了内部审计的作用。内部审计可以对单位风险进行评价,提高医院的管理、控制和治理水平。内部审计部门作为医院物资采购的内部控制部门,应当充分利用自身在采购管理中的角色,全流程参与采购业务的各个环节,从严要求相关工作人员的执行情况,从而增加监管力度。为了转变当今内部审计在医院采购管理中普遍流于形式的现状,首先,要树立在采购管理中内部审计的权威性,强化内部审计的控制作用,保证信息披露与数字统计的时效性,降低采购工作人员的信息源优势,为采购委员会的工作提供参考;其次,增加内部审计部门工作人员的独立性,禁止多岗位兼职的情况,避免内审人员以职务之便放松对职能部门的要求,发生道德风险;最后,应当不断推进内部审计部门的人才储备,通过外部聘请和内部学习的方式,提高内审人员的专业能力,通过考核与激励措施保持内审部门工作效率,从而全面提高医院的内部审计质量。

  此外,医院应当整合内部信息资源,进一步推进信息系统建设,保证初始数据采集的及时性,实现内部控制信息化管理。健全的信息化系统能够提高采购业务处理效率,降低采购管理部门和各职能部门之间的沟通成本,同时增加采购业务及相关财务信息披露的透明度,有助于最大化发挥内控管理过程的监管效果。

  四、结论

  物资采购是保障医院运行的重中之重,所以医院领导须更加重视物资采购的内部控制方面,在成立专业的采购部门的同时,还要制定统一的采购管理内部制度,严格规范采购业务的执行流程,通过强监管,进一步科学化和规范化物资采购管理内部控制工作。

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